Konsumentföreningen

Konsumföreningarna delar på ett skräddarsytt affärssystem

Det var en gång… ja så skulle denna berät¬telse kunna börja. Det hela startade näm¬ligen redan i början av 1990, då EDS sålde standardsystemet Bure System till Konsum Norrbotten. Bure System var vid den här tiden instoppad i en traditionell AS/400 miljö, arbetsstationerna hade svart bakgrund med grön text och det var ett system utvecklat i Sverige. Historien rullar vidare och grundarna av Bure System går vidare mot nya utmaningar, nämligen Rego.

Bure System

Från början var Bure System ett redovis¬ningssystem med påbyggd fakturering för att passa Konsumentföreningarnas behov. Bure Systemet byggdes successivt vidare med fler moduler i di¬rekt samarbete med konsumentföreningarna. Konsumentföreningarna äger produkten och Rego förvaltar och ger support på produkten. När produkten runt år 2000 milleniesäkrades lades den även över i Windows-miljö, med SQL-server och VB 6 (Visual Basic 6). Dessutom bytte Bure System namn till EKS Detaljhandel.

EKS Detaljhandel har successivt byggts på med nya applikationer och nya funktioner. Man har branschanpassat ekonomisystemet mot kassaterminaler, kassaredovis¬ning, och automatisk fakturering.
En annan viktig modul är ett work-flow system för attestering av leverantörsfakturor. Konsumentföreningen har extremt stora volymer av fakturor. En typisk konsu¬mentförening har 30 – 40 butiker och alla tar dagligen emot leveranser från många olika leverantörer.

-”Den stora fördelen är att man kan påverka utvecklingen helt och hållet själv och det är helt klart en fördel för oss”, säger Carina Sundström, Projektledare-IT, på Konsum Norrbotten. Att lösningen är mer kostnadseffektiv för oss är också en bidragande orsak till att vi valt den skräddarsydda modellen. Ytterligare en applikation är medlems¬hantering. Konsumentförenings medlemmar har två olika konton. Saldo på dessa konton uppdateras löpande med hjälp av medlemshanteringssystemet. Några föreningar har också infört ett system för återbäring till medlemmarna.

Prisvårdssystem

Det senaste nytillskottet i applikationsfloran är ett prisvårds¬system, som gör det möjligt att centralt hos konsumentför¬eningen att han¬tera priserna i butikerna. Detta gör att varje enskild butik slipper gå in och justera priserna i kassan. Uppdateringen sker per butikskategori, dvs Coop Nära hanteras för sig medan Coop Konsum och Coop Forum hanteras på olika sätt.

-”Från allra första början omfattade syste¬met redovisning och fakturering. Konsum Norrbotten var först ut med att installera systemet. Det här är ett av de system som inte förorsakat oss något krångel, utan det har bara tuffat på”, säger Carina Sundström.

De senaste åren har utvecklingen av prisvårdssystemet var i fokus. Det började för 4 – 5 år sedan med ett litet system för att läsa in prisfiler som man erhåller från Coop, som sedan skickas ut till butikerna.
EKS Detaljhandel som utvecklas av Konsumentföreningen Norbotten och Konsumentföreningen Malmfälten har blivit ganska stort, komplext och omfattande. Det innehåller funktioner för inläsning av prisfiler från Coop, justering och rättningar av priser samt utskick till butik. Registrering av lokala priser för att anpassa sig till lokala förhållanden. Som exempel kan priset på kaffe variera från en ort till en annan. Dessutom finns möjligheter att lägga in aktiviteter, kampanjer och rabattsystem.

Projektet för prishantering bemannades av personer från både Climber, som arbetar i huvudsak med Business Intelligence, och iStone IL, som arbetar med informationslo¬gistik., förutom Rego som är kundansvariga. ”Det här visar på iStones kombinerade styrka, att vi kan bemanna projekt inom bolagets gränser”, säger Gert Pettersson, IT samordnare och kundansvarig för Konsu¬mentföreningarna inom Rego.

Prisvårdssystemet är skräddarsytt utifrån Konsum Norrbottens och Konsum Malmfältens behov. Utvecklingsarbetet har skett av personer från Rego, men man har arbetat utifrån specar från konsumentföreningarna, säger Carina.

40-tal Konsumentföreningar

Föreningarna skiljer sig i storlek från 10 MSEK upp till 2- 3 miljarder. Självklart blir det så att de större föreningarna blir mer drivande, men systemet har med tiden blivit alltmer populärt. Det används idag av ett 40-tal Konsumföreningar. Den senaste i raden är konsument föreningen i Norra Östergötland, som startar projektet i maj 2009 och räknar med att vara i drift under hösten 2009. Skälet till att man byter till EKS Detaljhandel är att det är ett mycket kostnadseffektivt system. Faktiskt ur alla aspekter, applikation, miljö och den tekniska plattformen. Inte minst branschanpassningen till både detaljhandeln och till Konsum föreningarna.

Forsatt utveckling

Vi har en fortsatt utveckling, både av förvaltningen och nya funktioner. Som exempel kopplingarna till bankerna, både Nordea och Swedbank för kontroll av insättningar och kortköp. Automatisk avprickning av betalningar är planerat. Ytterligare exempel på en kommande funktioner är leverans av fakturor i xml format, det sk. Svefaktura formatet.

Konsumentföreningarna är en spännande utmaning, säger Gert Pettersson. Idérikedomen är stor. Idéerna kanaliseras via återkommande användarträffar, där kommande krav och önskemål tas fram och prioriteras. Vi ser många möjligheter att vidareutveck¬la systemet, och ser fram emot att arbeta vidare med Rego. EKS Detaljhandel är som en levande individ och vidareutvecklas hela tiden. Det finns både för- och nackdelar med ett egenutvecklat system. Den stora fördelen är att man kan påverka utvecklingen helt och hållet själv och det är helt klart en fördel för oss, avslutar Carina.

Instegskostnaden låg

Allt är utvecklat med standardkomponenter som SQL server, Excel , Windows mm, som kunden normalt sett redan har. Det gör att instegskostnaden blir relativt sett låg, och att många av de mindre därigenom har möjlighet att få ett bra system.

Idag har vi en mycket bra funktionalitet som är stabil, säger Carina Sundström. Vi har haft jättenytta av systemet. Vi använder det på alla nivåer, både på HK, och butikerna. Det har lett till att vi har infört central prisvård, vilket avlastat butikerna en massa arbete.